Kurzbeschreibung

Das Softwareprodukt ConnAct ist eine Oberfläche zum Erzeugen und Verwalten von Dokumenten und deren “Mobilmachung”. Das bedeutet, dass die Software sowohl als Dokumentenmanagement-System als auch als Kommunikationsplattform und Projektmanagementsystem eingesetzt werden kann.

Technische Beschreibung

Das Produkt läuft auf Basis Lotus Notes/Domino. Somit ist es in der Lage, Dokumente darin abzulegen und auf unterschiedliche Art und Weise (unterschiedliche Ansichten) wieder zu visualisieren. Zu diesen Dokumenten können sofort Mitteilungen, Aufgaben und Termine erzeugt bzw. Verschickt werden. Außerdem dient es als internes E-Mail System sowie zum Versenden und Empfangen von Mails über bzw. aus dem Internet und deren Einbindung in eine Projektdatenbank. Dokumentenmanagement wird so erst möglich.

Adressverwaltung

Es gibt eine unternehmensweit geführte Adressdatenbank auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat und in die jeder Mitarbeiter auch neue Adressen eingeben kann. Zu den Adressen können auch Suchbegriffe eingegeben werden, die beispielsweise für eine Schlagwortsuche verwendet werden können. Zudem sind Adresseinträge über Volltextsuche sehr schnell zu finden.

Projektmappe

Als Ausgangspunkt für Projektinformationen dient die Projektdatenbank (PDB). In einer solchen PDB können Sie jede Art von Informationen und Dokumenten speichern, die für ein spezielles Projekt relevant sind.

Die abgelegten Daten können in verschiedene Sichten visualisiert und somit sehr schnell abgerufen werden. Sie haben die Informationen immer so greifbar, wie Sie diese gerade brauchen.

In diese Dokumente können selbstverständlich alle Arten von Dateien (Files) eingebettet werden, die ebenfalls mit in den Volltextindex der Projektdatenbanken mit aufgenommen werden.

Wie sieht in Ihrem Unternehmen

die Kommunikation aus?

Wenn Sie nach einem bestimmten Begriff in einem Projekt suchen, so werden auch diejenigen Dokumente angezeigt, in denen ein (Dateianhang) Attachment eingebettet ist und in dem der Begriff vorkommt.

Die Kommunikation mit

ConnAct

Die einheitliche Oberfläche erleichtert den Nutzern die Bedienung und senkt damit die Kosten für die Einarbeitung.

Über vordefinierte Projektfunktionen (=Die Rolle eines Projektmitarbeiters, z. B. Einkauf oder Konstruktion) werden Dokumente mit entsprechenden Zugriffsrechten im Projekt abgelegt.

Somit können mehrere unterschiedliche Gewerke mit ein und derselben Plattform ihr Gewerk bearbeiten, wobei der Projektleiter bzw. Projektsteuerer ständig alle Dokumente im Zugriff haben kann.

Die Projektstruktur kann individuell eingestellt werden. Mit der Routine “autorisieren” wird eine halbautomatische Kategorisierung vorgenommen, die Zugriffe und Dokumentenstatus festlegt.

Adressen können aus der Haupt-Adressverwaltung in das Projekt aufgenommen und mit einer für dieses Projekt individuellen Rolle versehen werden. Damit kann sehr einfach Schriftverkehr generiert werden. Es ist zudem möglich, aus jedem Projektdokument direkt ein Mail über das Internet zu versenden. Hierbei genügen wenige Mausklicks, da die Adressdaten im Projekt vorhanden sind.

Aus einem Dokument können Sie direkt eine Nachricht, an einen oder mehrere Projektmitglieder senden. Da hierbei nicht das Dokument als solches, sondern nur ein Link (Verknüpfung) gesendet wird, wird immer das ursprüngliche Dokument in der Projektdatenbank bearbeitet.

Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern es ist jederzeit von jedem berechtigten Projektbeteiligten die aktuelle Dokumentenversion einsehbar.

Projektterminkalender

Termine werden im Projekt verwaltet. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten jeweils nur einen Link auf den Projektterminkalender. So ist gewährleitstet, dass alle Projektbeteiligten sehen können, wer mit wem Termine vereinbart.

Im Projekt sind sämtliche Termin mit den Dokumenten verknüpft, aus denen sie generiert worden sind. Damit sind nicht nur alle Projekttermine einsehbar, sondern zudem die Dokumente, in denen die Ergebnisse und Anmerkungen zu den Terminen enthalten sind.

Schon die Besprechungsvorbereitung wird durch das System unterstützt, da die Terminbeteiligten jederzeit die aktuelle Version der Besprechungsvorbereitung einsehen und auch erweitern können.

Projektbezogen Aufgabenliste

Aufgaben werden ebenfalls im Projekt erzeugt und aufgeführt. Es bestehen unterschiedliche Sichtweisen auf die Aufgaben, so dass der Projektleiter sieht, welche nicht erledigt wurden bzw. Noch erledigt werden müsse und vor allem von wem. Das gesamte Aufgabenkontigent eines Projektes ist übersichtlich einsehbar und direkt mit den Ergebnissen verknüpft.

Die Ablage des Schriftverkehrs ist ebenso einfach wie das Generieren.

Es muss weder ein Dateiname noch ein Verzeichnispfad angegeben werden, durch einfaches Speichern und Autorisieren in der Projektdatenbank sind Schriftverkehrdokumente optimal archiviert. In der Projektdatenbank können nicht nur neu generierte Dokumente verwaltet werden, sondern auch solche, die als Mail oder in Papierform (Brief, Fax) im Unternehmen ankommen.

Keine Medienbrüche mehr!

Um dies zu realisieren, wird eine zusätzliche Standardsoftware (”Cobra Image Router”) zum Einsatz gebracht. Hiermit besteht die Möglichkeit, Papierdokumente direkt per Knopfdruck digital als Image und als OCR-Text im System abzulegen und weiter zu bearbeiten.

Direkte Faxanbindung

Faxnachrichten werden nicht mehr auf Papier ausgedruckt (ankommende und abgehende Faxe) manuell weiterverarbeitet, sondern direkt über das System verarbeitet.

Qualitätsmanagement - Qualitätssicherung

Um den Qualitätsstandard in allen Projekten möglichst hoch zu halten, gibt es eine Reihe von Vorlagendatenbanken, in denen Spezielle Dokumente (Berechnungen, Standardbriefe o.ä. ) abgelegt und für jeden Projektmitarbeiter sehr einfach abzurufen sind und in das aktuelle Projekt zur weiteren Bearbeitung eingefügt werden können.

Gibt es ein neues Vorlagen-Dokument im Unternehmen, reicht es, dieses in eine Vorlagendatenbank zu stellen. Jeder kann bei Bedarf darauf zugreifen und läuft nicht Gefahr, einen veralteten Stand oder ein nicht qualitätsgeprüftes Arbeitsdokument zu verwenden. Hiermit wird aktives und lebendiges Qualitätsmanagement erst möglich.

Hauptprojektübersicht

Wenn man 10 Projekte managen muss, kennt man jedes einzelne. Wenn es sich aber um 1000 Projekte handelt, verliert man sehr schnell den Überblick. Darum gibt es in ConnAct eine Hauptprojekt-Übersichtsdatenbank mit allen Grunddaten. Aus dieser Liste heraus ist es möglich, sofort das entsprechende Projekt zu öffnen und zu bearbeiten.

Info-Datenbanken

Im Laufe der Zeit sammeln sich eine Menge von Informationen über die unterschiedlichsten Themenbereiche an. Solche Informationen sind sind meist auf Papier “gespeichert”. Wenn eine Information gesucht wird, muss der “Unternehmens-Archivar” oder die Sekretärin diese beschaffen. In ConnAct gibt es Info-Datenbanken. Die dort abgelegten Informationen können sehr schnell über Kategorien oder mit Hilfe der Volltextsuche wiedergefunden und verwertet werden.

Mobile Daten

Mit Hilfe von Lotus Dominio gelingt es, Projektdaten auch in anderen Niederlassungen oder bei Projektpartnern vorzuhalten. Über ständigen Datenabgleich verfügt jeder über die ihm freigegebene Information. Es werden nicht verschiedene Datenstände bearbeitet - es herrscht immer ein einheitlicher Datenstamm vor. Auch können Projektdatenbanken auf ein Notebook geladen werden und offline bearbeitet werden. Zurück im Unternehmen werden die Datenbestände auf Knopfdruck abgeglichen. Informationen, wie die persönlichen Termine oder die Adressdaten, können auch auf Palm-Tops ständig im “Handgepäck” mitgeführt werden. Somit ist auch Offlinebearbeitung möglich und die Informationen haben maximale Mobilität.

Wir sind der kompetente Ansprechpartner von der Planung bis zur Betreuung von ConnAct in Ihrem Unternehmen.

Sprechen Sie mit uns!

"Gebildet ist, wer weiß, wo er findet, was er sucht."

(Georg Simmel)

Kontakt: c.wittmann(at)wittmann-edv.de